根據(jù)《政府采購(gòu)法》第三十八條及74號(hào)令第十二、三十三、三十五條規(guī)定，競(jìng)爭(zhēng)性談判應(yīng)當(dāng)滿足不少于3家供應(yīng)商參與競(jìng)爭(zhēng)。實(shí)踐中，采購(gòu)人、代理機(jī)構(gòu)及談判小組也往往據(jù)此確定競(jìng)爭(zhēng)性談判是否可以繼續(xù)開展。但74號(hào)令第二十七條第二款規(guī)定，“公開招標(biāo)的貨物、服務(wù)采購(gòu)項(xiàng)目，招標(biāo)過程中提交投標(biāo)文件或者經(jīng)評(píng)審實(shí)質(zhì)性響應(yīng)招標(biāo)文件要求的供應(yīng)商只有兩家時(shí)，采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)按照本辦法第四條經(jīng)本級(jí)財(cái)政部門批準(zhǔn)后可以與該兩家供應(yīng)商進(jìn)行競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)。符合本款情形的，本辦法第三十三條、第三十五條中規(guī)定的供應(yīng)商最低數(shù)量可以為兩家。”為了提高采購(gòu)效率，當(dāng)公開招標(biāo)的貨物、服務(wù)項(xiàng)目出現(xiàn)只有2家供應(yīng)商實(shí)質(zhì)性響應(yīng)時(shí)，采購(gòu)人可以結(jié)合采購(gòu)項(xiàng)目的實(shí)際情況確定是否繼續(xù)與該兩家供應(yīng)商進(jìn)行競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)。
供應(yīng)商經(jīng)常會(huì)對(duì)“某項(xiàng)目”在政府采購(gòu)監(jiān)督管理部門指定的媒體發(fā)布成交結(jié)果卻沒有發(fā)布相關(guān)的采購(gòu)信息公告困惑不解，甚至誤認(rèn)為該項(xiàng)目存在違法違規(guī)情形。這里面主要是對(duì)競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)項(xiàng)目的供應(yīng)商產(chǎn)生方式不太了解。根據(jù)74號(hào)令第十二條規(guī)定，采用競(jìng)爭(zhēng)性談判方式的采購(gòu)項(xiàng)目可以通過發(fā)布公告、從省級(jí)以上財(cái)政部門建立的供應(yīng)商庫(kù)中隨機(jī)抽取或者采購(gòu)人和評(píng)審專家分別書面推薦的方式邀請(qǐng)不少于3家符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商參與競(jìng)爭(zhēng)性談判或者詢價(jià)采購(gòu)活動(dòng)。因此，發(fā)布采購(gòu)信息公告只是競(jìng)爭(zhēng)性談判供應(yīng)商產(chǎn)生的方式之一。
根據(jù)74號(hào)令第三十五條及三十六條第二款規(guī)定，競(jìng)爭(zhēng)性談判是以質(zhì)量和服務(wù)均能滿足采購(gòu)文件實(shí)質(zhì)性響應(yīng)要求且最后報(bào)價(jià)最低的原則確定成交供應(yīng)商。實(shí)踐中，采購(gòu)人及采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)經(jīng)常會(huì)遇到供應(yīng)商詢問質(zhì)疑，為什么自己的報(bào)價(jià)比最終成交供應(yīng)商的報(bào)價(jià)低卻沒有成交。這是因?yàn)椋?4號(hào)令第三十五條及三十六條第二款規(guī)定“最后報(bào)價(jià)最低”不能單純的以最后報(bào)價(jià)的高低進(jìn)行判斷。眾所周知，政府采購(gòu)具有落實(shí)政策功能的特性。采購(gòu)文件應(yīng)當(dāng)通過制定采購(gòu)需求標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)留采購(gòu)份額、價(jià)格評(píng)審優(yōu)惠、優(yōu)先采購(gòu)等措施，實(shí)現(xiàn)節(jié)約能源、保護(hù)環(huán)境、扶持不發(fā)達(dá)地區(qū)和少數(shù)民族地區(qū)、促進(jìn)中小企業(yè)發(fā)展等目標(biāo)。當(dāng)采購(gòu)項(xiàng)目涉及政府采購(gòu)優(yōu)惠政策時(shí)，享受政策優(yōu)惠條件的供應(yīng)商的最后報(bào)價(jià)在談判過程中將因落實(shí)政府采購(gòu)政策進(jìn)行價(jià)格調(diào)整，并以調(diào)整后的價(jià)格進(jìn)行比較確定最終的成交供應(yīng)商。所以，實(shí)際報(bào)價(jià)最低的供應(yīng)商未必就一定是“最后報(bào)價(jià)最低”的供應(yīng)商，也就未必一定是最終的成交供應(yīng)商。
根據(jù)74號(hào)令第三十五條及三十六條規(guī)定，談判小組是從質(zhì)量和服務(wù)均能滿足采購(gòu)文件實(shí)質(zhì)性響應(yīng)要求的供應(yīng)商中，按照最后報(bào)價(jià)由低到高的順序提出成交候選人;采購(gòu)人是根據(jù)質(zhì)量和服務(wù)均能滿足采購(gòu)文件實(shí)質(zhì)性響應(yīng)要求且最后報(bào)價(jià)最低的原則確定成交供應(yīng)商。基于此，何時(shí)的報(bào)價(jià)確定為最終報(bào)價(jià)是決定供應(yīng)商成敗的關(guān)鍵。實(shí)踐中，不同地區(qū)、不同代理機(jī)構(gòu)的操作手法不盡相同。有的規(guī)定在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提供最終報(bào)價(jià)，有的明確規(guī)定報(bào)價(jià)輪次，甚至還有的規(guī)定價(jià)格談判直至談判小組認(rèn)可為止等等。74號(hào)令第三十三條規(guī)定，無(wú)論談判文件是否能夠詳細(xì)列明采購(gòu)標(biāo)的的技術(shù)、服務(wù)要求，最終報(bào)價(jià)都應(yīng)當(dāng)在談判結(jié)束后，并由談判小組要求所有繼續(xù)參加談判的供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交。由此可見，該條款只要求在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交最終報(bào)價(jià)，并未要求競(jìng)爭(zhēng)性談判必須經(jīng)過多輪次報(bào)價(jià)。所以，供應(yīng)商在參與競(jìng)爭(zhēng)性談判時(shí)，不能想當(dāng)然的認(rèn)為會(huì)有多次報(bào)價(jià)，而應(yīng)該認(rèn)真研讀談判文件規(guī)定，并及時(shí)詢問談判小組或代理機(jī)構(gòu)確定最終報(bào)價(jià)的具體時(shí)間等要求。代理機(jī)構(gòu)亦應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與談判小組確認(rèn)最終報(bào)價(jià)的時(shí)間要求，并明確告知所有繼續(xù)參加談判的供應(yīng)商最終報(bào)價(jià)的具體要求，避免產(chǎn)生后續(xù)爭(zhēng)議糾紛。
74號(hào)令出臺(tái)之前，實(shí)踐中對(duì)于《政府采購(gòu)法》第三十八條中“符合采購(gòu)需求、質(zhì)量和服務(wù)相等”缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)且實(shí)際操作層面難以衡量。為此，74號(hào)令將其進(jìn)一步細(xì)化為“質(zhì)量和服務(wù)均能滿足采購(gòu)文件實(shí)質(zhì)性響應(yīng)要求”。“先明確需求后報(bào)價(jià)”是競(jìng)爭(zhēng)性談判方式的核心要義。采購(gòu)人及談判小組應(yīng)當(dāng)逐一與各供應(yīng)商進(jìn)行談判，必要時(shí)可以實(shí)質(zhì)性變動(dòng)采購(gòu)需求中的技術(shù)、服務(wù)要求以及合同草案條款，確定最終的采購(gòu)需求。然而，采購(gòu)當(dāng)事人在實(shí)際執(zhí)行環(huán)節(jié)仍然對(duì)該條款存在不同程度的誤解，認(rèn)為競(jìng)爭(zhēng)性談判文件中的全部條款都必須是實(shí)質(zhì)性條款，供應(yīng)商必須全部響應(yīng)方可進(jìn)入報(bào)價(jià)。根據(jù)74號(hào)令第三十、三十二條款規(guī)定，談判文件中的哪些條款屬于實(shí)質(zhì)性條款，應(yīng)當(dāng)以談判文件規(guī)定或經(jīng)談判小組對(duì)談判文件作出的實(shí)質(zhì)性變動(dòng)為準(zhǔn)，而不能主觀臆斷談判文件的所有條款均為實(shí)質(zhì)性條款。
74號(hào)令第七條第一款規(guī)定，“競(jìng)爭(zhēng)性談判小組或者詢價(jià)小組由采購(gòu)人代表和評(píng)審專家共3人以上單數(shù)組成，其中評(píng)審專家人數(shù)不得少于競(jìng)爭(zhēng)性談判小組或者詢價(jià)小組成員總數(shù)的2/3。”實(shí)踐中，采購(gòu)人及采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)容易忽視第七條的第二、三款規(guī)定，直接簡(jiǎn)單地理解為競(jìng)爭(zhēng)性談判小組由3人組成即可。實(shí)際上，當(dāng)貨物和服務(wù)采購(gòu)項(xiàng)目達(dá)到公開招標(biāo)數(shù)額標(biāo)準(zhǔn)，或者政府采購(gòu)工程項(xiàng)目達(dá)到招標(biāo)規(guī)模標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，5人以上單數(shù)組成的競(jìng)爭(zhēng)性談判小組才是合法有效的。特別是需要注意的是，當(dāng)采購(gòu)人依據(jù)74號(hào)令第二十七條第一款第二項(xiàng)“技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的”選擇競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)方式時(shí)，競(jìng)爭(zhēng)性談判小組的成員中應(yīng)當(dāng)包含1名法律專家。